Među materijalima za jučerašnju sjednicu Županijske skupštine bio je i odgovor na pitanje koje je HSS-ov Zlatko Makar postavio na sjednici krajem lipnja.
– Svi pred sobom imamo te tablete i zanima me, znate li vi koliko to košta. Mene osobno pitaju ljudi, gledaju nas, slušaju i vele: koliko je potrošeno za tu svrhu? Iskreno rečeno, ja ne znam. Zato pitam koliko je utrošeno za našu informatizaciju i kolike su uštede do sada. Vjerojatno to i mnoge tu u Skupštini zanima – pitao je Makar.
U odgovoru koji je potpisala županijska pročelnica Melita Ivančić stoji da je do uvođenja e-sjednice vozač-dostavljač za svaku sjednicu morao dostaviti šezdesetak paketa materijala na različite adrese. Osim članovima Skupštine, materijali su dostavljani dužnosnicima, pročelnicima, predstavnicima nacionalnih manjina, Savjetu mladih, saborskim zastupnicima izabranim iz naše županije te svim političkim strankama koje imaju svoje članove u Županijskoj skupštini.
Takav poslovan proces uzrokovao je veliku potrošnju papira i tonera, te troškove pakiranja i dostave. Prema okvirnim izračunima godišnje se tako za pripremu sjednica Županijske skupštine i njenih radnih tijela printalo, pakiralo i dostavljalo oko 255.000 listova papira, ispisanih na obje strane. Također, takav način rada zahtijevao je intenzivno korištenje brzog fotokopirnog uređaja te, zbog njegove starosti i sve češćeg servisiranja, nabavu novog fotokopirnog uređaja ili uzimanje uređaja u najam. To je bio jedan od glavnih razloga prelaska na e-Sjednice.
Samo nabava novog fotokopirnog stroja slabijih karakteristika (85 str./min) od starog uređaja (105 str./min) s pripadajućom sortirkom i finišerom koštao bi oko 100.000 kuna. Najam takvoga uređaja godišnje bi koštao 38.550 kn plus cijena ispisa (kopije) od 0,05 kn po stranici.
Gledajući financijski, osnovni godišnji trošak na taj način organizirane pripreme sjednica iznosio je minimalno:
- Trošak papira 12.112,50 kn
- Trošak ispisa 25.500,00 kn
- Trošak najma fotokopirnog uređaja 38.550,00 kn
- Trošak dostave 5.000,00 kn
- Ukupno 81.162,50 kn
Uvođenjem sustava e-Sjednica postignuta je racionalizacija troškova i veća učinkovitost u procesu pripreme i održavanja sjednica, veća transparentnost rada Županijske skupštine i njenih radnih tijela. Treba naglasiti da je postignuto ekološki osviješteno poslovanje kroz smanjenu potrošnju papira, prestanak upotrebe fotokopirnih uređaja i fizičke dostave materijala te je postignuta znatna ušteda vremena.
Za trošak nabave programske opreme (softwarea) kojim se danas koriste članovi Županijske skupštine utrošeno je 39.352,00 kuna.
Za nabavu tablet uređaja s pripadajućom SIM karticom za mobilni internet od 10 GB prometa, za članove Županijske skupštine te cloud servera izvršen je postupak jednostavne nabave.
Početni trošak nabave gore navedene opreme iznosio je:
- Tablet uređaji 51.630,48 kn
- Mobilni internet (12 mj.) 27.379,80 kn
- Cloud Server (12 mj.) 4.485,00 kn
- Ukupno oprema 83.495,28 kn
Godišnji trošak, nakon otplate opreme i softwarea iznosi:
- Održavanje sustava e-Sjednice 22.000,00 kn
- Mobilni internet (12 mj.) 27.379,80 kn
- Cloud Server (12 mj.) 4.485,00 kn
- Ukupno trošak 53.864,80 kn
Godišnji trošak izrađen je na temelju cijena ugovorenim postupkom jednostavne nabave na rok od 24 mjeseca. S obzirom da je taj trošak za sljedeća razdoblja ovisan o provedbi jednostavne nabave, za očekivati je da će prikazani troškovi zbog stanja na tržištu i veće konkurencije biti još manji od prikazanih.
Pročelnica Ivančić zaključuje da će se već u prvom mandatnom razdoblju od uvođenja e-sjednica postići znatna ušteda, a koja će u sljedećim razdobljima imati sve veću tendenciju rasta.
